Notarski zapis: kdaj je obvezen in kaj vsebuje

Notarski zapis je javna listina o pravnem poslu, ki jo sestavi notar: ugotovi istovetnost udeležencev, jim pojasni posledice posla, zapis prebere, oni pa ga podpišejo vpričo njega. Obvezen je, kadar ga zahteva zakon, na primer za pogodbe o premoženjskih razmerjih med zakoncema ali zunajzakonskima partnerjema, izročilno pogodbo, pogodbo o dosmrtnem preživljanju, darilo za primer smrti in odsvojitev poslovnega deleža v d.o.o. Posel, ki ni sklenjen v predpisani obliki, je lahko ničen.

Kaj določajo predpisi o notarskem zapisu

Zakon o notariatu (ZN) pozna tri vrste notarskih listin: notarske zapise, notarske zapisnike in notarska potrdila (3. člen). Notarski zapis je namenjen pravnim poslom in izjavam volje, zapisnik dogajanju, ki mu notar prisostvuje, na primer skupščini družbe, potrdilo pa denimo overitvi podpisa ali prepisa. Notarske listine in njihovi odpravki so javne listine, če so bile pri sestavi upoštevane vse bistvene formalnosti.

Za katere posle je notarski zapis obvezen

Posli iz 47. člena ZN, ki niso sklenjeni v obliki notarskega zapisa, so nični (48. člen). Pri drugih poslih iz tabele posledico določa zakon, ki obliko zahteva; Obligacijski zakonik na primer določa, da je darilo za primer smrti veljavno le kot notarski zapis. Kdaj zadošča navadna pisna darilna pogodba, pojasnjuje vodič darilna pogodba: kdaj jo skleniti pri notarju.

Ponekod imate izbiro. Družbeno pogodbo d.o.o. lahko sklenete kot notarski zapis ali na posebnem obrazcu z overjenimi podpisi (ZGD-1, 474. člen). Zakonca, ki nimata skupnih otrok, nad katerimi izvajata starševsko skrb, se lahko sporazumno razvežeta z notarskim zapisom pri notarju (Družinski zakonik, 97. člen). Tudi notarska oporoka je notarski zapis in ima enake učinke kot sodna oporoka (ZN, 46. člen); več o njej v vodiču oporoka: vrste in kdaj jo sestaviti pri notarju.

Kaj mora vsebovati notarski zapis

Po 43. členu ZN mora notarski zapis vsebovati:

1. ime in priimek notarja, navedbo, da nastopa kot notar, in njegov sedež,
2. ime, priimek, rojstne podatke in prebivališče udeležencev, pooblaščencev, zapisnih prič in tolmačev, za pravne osebe pa ime, sedež in zastopnika,
3. način, kako je notar ugotovil istovetnost teh oseb,
4. vsebino pravnega posla ter navedbo pooblastil in prilog,
5. navedbo, da je notar zapis prebral in da so ga udeleženci odobrili,
6. datum, uro in kraj sestave,
7. podpise udeležencev ter pečat ali žig notarja.

Zapis brez navedbe iz 5. točke ali brez podpisov iz 7. točke nima učinka javne listine (ZN, 45. člen). Zneski, datumi in druge številke morajo biti izpisani tudi z besedami (ZN, 32. člen).

Neposredna izvršljivost

Notarski zapis z obveznostjo nekaj dati, storiti, opustiti ali trpeti, glede katere je dovoljena poravnava, je izvršilni naslov, če zavezanec v istem ali posebnem notarskem zapisu soglaša z neposredno izvršljivostjo in je terjatev zapadla (ZN, 4. člen). Upnik tedaj preskoči pravdni postopek in lahko neposredno predlaga izvršbo, na kar opozarja tudi Notarska zbornica Slovenije. Tako je lahko sklenjen tudi pravni posel o ustanovitvi hipoteke (SPZ, 142. člen).

Potrditev zasebne listine

Pogodbo, ki ste jo pripravili sami ali z odvetnikom, lahko notar potrdi. Potrjena listina ima lastnost notarskega zapisa (ZN, 49. člen). Listino z zemljiškoknjižnim dovolilom sme notar potrditi samo, če jo je sestavil notar ali odvetnik.

Kdaj potrebujete dovoljenje, soglasje ali vlogo

Notarski zapis sam ne zahteva dovoljenja, soglasja ali priloge pa so pogosto potrebne zaradi vsebine posla:

• Soglasje drugih upravičencev. Pri izročilni pogodbi se morajo strinjati vsi potomci (OZ, 547. člen), s skupnim premoženjem pa zakonca razpolagata skupno in sporazumno (Družinski zakonik, 69. člen).
• Pooblastila. Če namesto vas podpiše pooblaščenec, se pooblastilo priloži zapisu. Za nekatere posle, na primer družbeno pogodbo v obliki notarskega zapisa, mora pooblastilo potrditi notar (ZGD-1, 474. člen), zato obliko preverite vnaprej.
• Zapisne priče in tolmač. Dve zapisni priči ali drug notar morata sodelovati pri sporazumu o odpovedi neuvedenemu dedovanju, darilu za primer smrti in oporoki ter kadar udeleženec ne obvlada uradnega jezika, je slep, gluh ali nem ali ne zna brati (ZN, 51. člen). Če udeleženec ne obvlada uradnega jezika, pri sestavi praviloma sodeluje tudi sodni tolmač (ZN, 55. člen).
• Priloge za nepremičnine. Če zapis vsebuje zemljiškoknjižno dovolilo, so za vpis potrebne še druge listine, na primer potrdilo o namenski rabi zemljišča (Zakon o zemljiški knjigi, 38. člen).
• Podatki iz evidenc. Podatke iz uradnih evidenc, registrov in javnih knjig notar pridobi sam in jih ne sme zahtevati od vas, za osebne in davčne podatke pa potrebuje vašo pisno privolitev (ZN, 5.a člen).
• Prijave pri finančni upravi. Notarski zapis jih ne nadomesti. Kdor prejme premoženje s pogodbo o dosmrtnem preživljanju ali darilom za primer smrti, mora pogodbo prijaviti v 15 dneh od sklenitve (Zakon o davku na dediščine in darila, 15. člen).

Postopek korak za korakom

1. Opis posla. Notarju poveste, kaj želite urediti, kdo so udeleženci in katero premoženje je vključeno. Notar presodi, ali je zapis obvezen, in pove, kaj potrebuje.
2. Listine. Pripravite veljavne osebne dokumente, davčne številke in pooblastila. Notar vas mora pozvati, da predložite tudi listine o morebitnih povezanih poslih med istimi strankami; te se priložijo zapisu (ZN, 43. člen).
3. Osnutek. Notar pripravi besedilo. Preberite ga vnaprej, saj spremembe na dan podpisa podaljšajo postopek.
4. Sestava pri notarju. Notar ugotovi vašo istovetnost (ZN, 39. člen), razumljivo opiše vsebino in pravne posledice posla ter vas izrecno opozori na znana in običajna tveganja (ZN, 42. člen). Od nejasnih ali dvoumnih izjav vas mora odvračati; če pri njih vztrajate, v zapis vnese tudi svoje opozorilo.
5. Branje in podpis. Notar zapis prebere, udeleženci ga podpišejo vpričo njega (ZN, 41. člen), vsako stran pa parafirajo udeleženci in notar (ZN, 36. člen).
6. Odpravki. Izvirnik hrani notar, udeleženci pa dobijo odpravke (ZN, 57. člen). Od izvršljivega notarskega zapisa se vsaki upravičeni osebi praviloma izda le en odpravek (ZN, 74. člen).
7. Nadaljnji koraki. Glede na posel lahko notar vloži zemljiškoknjižni predlog ali predlog za vpis v sodni register, na druge obveznosti, na primer prijave pri finančni upravi, pa vas opozori.

Pogoste napake

• Zamenjava z overitvijo podpisa. Pri overitvi notar potrdi le pristnost podpisa, za vsebino listine pa odgovarja samo, če jo sestavi kot notarski zapis (ZN, 64. člen). Kdaj overitev zadošča, piše v vodiču overitev podpisa.
• Navadna pogodba za posel, ki zahteva notarski zapis. Takšna pogodba je lahko nična, četudi sta jo podpisali obe strani.
• Zamolčani stranski dogovori. Če notar ugotovi, da listine o povezanih poslih obstajajo, udeleženci pa jih nočejo predložiti, mora sestavo zapisa odkloniti (ZN, 43. člen).
• Manjkajoče pooblastilo ali dokument. Če pooblaščenec nima ustreznega pooblastila ali udeleženec pozabi osebni dokument, se sestava zaplete in termin je pogosto treba prestaviti.
• Podcenjena neposredna izvršljivost. S soglasjem upniku dovolite, da ob zapadlosti predlaga izvršbo brez tožbe. Pred podpisom premislite, ali boste obveznost zmogli izpolniti.

Uradni viri

• Zakon o notariatu – vrste notarskih listin, obvezna oblika, vsebina, priče, hramba in odpravki.
• Obligacijski zakonik – darilo za primer smrti, izročilna pogodba, dosmrtno preživljanje.
• Zakon o gospodarskih družbah – družbena pogodba, statut in prenos poslovnega deleža.
• Stvarnopravni zakonik – hipoteka, neposestna zastavna pravica in fiduciarni prenos.
• Družinski zakonik – pogodbe med zakoncema in sporazumna razveza pred notarjem.

Veljavna besedila predpisov so objavljena v Pravno-informacijskem sistemu Republike Slovenije (PIS).

Strokovnjak, ki pozna postopek notarskega zapisa

Notar preveri, ali je za vaš posel notarski zapis obvezen, pripravi besedilo, pojasni posledice in poskrbi za nadaljnje vpise. Po zakonu prevzema tudi listine v hrambo, denar in vrednostne papirje pa za izročitev tretjim osebam (ZN, 2. člen). Stranki odgovarja za škodo, povzročeno s kršitvijo zakonskih dolžnosti (ZN, 6. člen). Stroški so odvisni od vrste listine in vrednosti posla, kar pojasnjuje vodič notarska tarifa. Ponudnike najdete med notarji na Opravi.si.

Članek je splošna informacija in ni pravni nasvet; za vaš primer se posvetujte s strokovnjakom.