Zaposlovanje tujcev: postopek za delodajalce

Zaposlovanje tujcev iz držav zunaj EU, EGP in Švice poteka prek enotnega dovoljenja za prebivanje in delo: izda ga upravna enota, soglasje k njemu pa da Zavod RS za zaposlovanje (ZRSZ). Vlogo v Sloveniji vloži delodajalec ali njegov pooblaščenec, po izdaji dovoljenja pa mora delodajalec tujca v predpisanem roku zaposliti in prijaviti v socialna zavarovanja. Ker se je Zakon o tujcih v zadnjih letih večkrat spreminjal, pogoje pred vsako vlogo preverite pri uradnih virih.

Kdaj je zaposlovanje tujcev s posebnim postopkom potrebno

Enotno dovoljenje po pojasnilih na gov.si združuje dovoljenje za prebivanje in dovoljenje za delo, zato tujec ne potrebuje dveh ločenih dovoljenj. Postopek in pogoje določata Zakon o tujcih (ZTuj-2) ter Zakon o zaposlovanju, samozaposlovanju in delu tujcev (ZZSDT).

Državljanov EU, EGP in Švice ta postopek ne zadeva. Pri kandidatu, ki že živi v Sloveniji, si oglejte njegovo dovoljenje za prebivanje: iz njega je razvidno, na kakšni podlagi prebiva in ali že ima prost dostop do trga dela.

Priprava pred začetkom

Preverite pogoje za delodajalca

Zakon postavlja pogoje tudi vam. Po podatkih na gov.si, portalu SPOT in portalu Infotujci se med drugim preverja:

• ali ste registrirani za dejavnost in izpolnjujete pogoje glede trajanja poslovanja ter prilivov oziroma sredstev, vloženih v dejavnost,
• ali imate poravnane davčne obveznosti,
• ali vam ni bila izrečena pravnomočna globa, ki po zakonu pomeni prepoved zaposlovanja tujcev,
• ali ste v šestih mesecih pred vlogo odpovedali pogodbe o zaposlitvi iz poslovnih razlogov – o tem k vlogi priložite izjavo.

Natančne pogoje preverite na portalu SPOT o zaposlitvi tujca, ker se z novelami spreminjajo.

Kontrola trga dela

Za soglasje k enotnemu dovoljenju ZRSZ praviloma preveri, ali v evidenci brezposelnih oseb ni ustreznih kandidatov za vaše delovno mesto. To je kontrola trga dela. Opravite jo lahko že pred vlogo, tako da prek portala SPOT oddate obrazec PDM-KTD (sporočilo o prostem delovnem mestu za kontrolo trga dela); sicer jo zavod opravi med postopkom. Za nekatere poklice kontrola ni potrebna, zato preverite, ali to velja za vaše delovno mesto.

Pogodba o zaposlitvi in izjave

Pripravite pogodbo o zaposlitvi, ki jo podpišete vi kot delodajalec. Biti mora v skladu z delovno zakonodajo in kolektivno pogodbo za vašo dejavnost, delavec pa naj jo razume, zato mu po potrebi priskrbite prevod. Po podatkih portala Infotujci k vlogi priložite še:

• podpisano izjavo, ali delavcu zagotavljate nastanitev,
• izjavo o odpovedih iz poslovnih razlogov v zadnjih šestih mesecih,
• dokazila, da tujec izpolnjuje zahteve delovnega mesta, na primer o izobrazbi ali kvalifikaciji.

Dokumenti, ki jih priskrbi tujec

Splošni pogoji iz Zakona o tujcih zahtevajo veljaven potni list, ustrezno zdravstveno zavarovanje, ki krije vsaj nujno zdravljenje v Sloveniji, dovolj sredstev za preživljanje in potrdilo o nekaznovanosti iz matične države. Potrebna sta še izpolnjen obrazec vloge in fotografija. Za listine iz tujine vnaprej vprašajte upravno enoto, ali potrebujejo overitev in prevod, ter preverite, kako staro sme biti potrdilo o nekaznovanosti.

Potek zaposlitve tujca korak za korakom

1. Kontrola trga dela. Če je potrebna in jo želite opraviti vnaprej, oddajte obrazec PDM-KTD.
2. Pogodba in dokumentacija. Podpišite pogodbo o zaposlitvi, pripravite izjave in zberite listine tujca.
3. Vloga za enotno dovoljenje. V Sloveniji jo vložite na upravni enoti, kjer bo tujec prebival, kjer imate sedež ali kjer opravljate dejavnost. Podjetja in samostojni podjetniki jo lahko oddajo tudi elektronsko prek portala SPOT. Če je tujec še v tujini, lahko vlogo na slovenskem diplomatsko-konzularnem predstavništvu vloži tudi sam. Tujec mora oddati še prstne odtise.
4. Soglasje ZRSZ. Upravna enota zaprosi zavod za soglasje po uradni dolžnosti, zato ga ne pridobivate posebej. Zavod preveri pogoje za delodajalca, delovno mesto in po potrebi trg dela.
5. Odločba in kartica. Upravna enota izda odločbo, kartico enotnega dovoljenja pa tujec prevzame osebno; delodajalcu je ne vročijo.
6. Zaposlitev in prijava v zavarovanja. Po podatkih portala Infotujci morate tujca zaposliti in prijaviti v pokojninsko, invalidsko in zdravstveno zavarovanje v 15 dneh od dneva, ko je prevzel kartico; dokazilo je obrazec M-1, ki ga vročite delavcu. Za poklice, za katere velja hitrejši postopek po vladni uredbi, so roki drugačni. Prijave in obračun plač vam lahko ureja računovodja; od česa je odvisna cena teh storitev, pojasnjuje vodič kaj vpliva na ceno računovodskih storitev.
7. Prijava prebivališča. Tujec na upravni enoti prijavi naslov, na katerem prebiva. Če mu zagotavljate nastanitev, mu pri tem pomagajte.

Po podatkih portala Infotujci tujec, ki v Sloveniji že zakonito prebiva in za vstop ne potrebuje vizuma, ob vložitvi vloge v Sloveniji prejme potrdilo, ki do odločitve velja kot dovoljenje za začasno prebivanje. Za vloge, vložene v tujini, takega potrdila ni.

Koliko časa traja

Skupnega roka, na katerega bi se lahko zanesli, ni. Trajanje je odvisno od posameznih faz:

Vsak poziv k dopolnitvi vloge postopek podaljša, zato listine pred oddajo primerjajte s seznamom prilog, ki ga zahteva upravna enota. Postopek začnite dovolj zgodaj in z začetkom dela ne računajte, preden je dovoljenje izdano.

Ko tujec dovoljenje dobi, bodite pozorni na njegovo veljavnost. Po podatkih portala Infotujci se prvo enotno dovoljenje izda za čas trajanja pogodbe o zaposlitvi, vendar za največ dve leti, podaljšati pa ga je mogoče za največ tri leta. Vlogo za podaljšanje je treba vložiti pred iztekom veljavnega dovoljenja.

Kaj preverite na koncu

• Kartica. Tujec jo je prevzel, podatki na njej pa so pravilni, vključno z rokom veljavnosti.
• Pogodba in zavarovanje. Pogodba o zaposlitvi je podpisana, delavec je v roku prijavljen v zavarovanja, obrazec M-1 pa mu je vročen.
• Prebivališče. Naslov je prijavljen na upravni enoti.
• Rok za podaljšanje. Datum izteka dovoljenja vpišite v koledar z dovolj časa za zbiranje listin.
• Spremembe. Za premestitev na drugo delovno mesto pri vas ali za zamenjavo delodajalca je potrebno soglasje ZRSZ. Preverite tudi, katere spremembe, na primer predčasno prenehanje zaposlitve, morate sporočiti pristojnim organom.
• Dokumentacija. Kopije vlog, odločb, pogodb in izjav hranite na enem mestu.
• Uvajanje. Uredite vse, kar velja za vsakega novega sodelavca, od uvajanja do varnosti in zdravja pri delu.

Pravila so se v zadnjih letih večkrat spremenila: novela Zakona o tujcih iz leta 2023 je denimo uvedla eno vlogo na enem mestu, leta 2025 pa je državni zbor obravnaval nove spremembe zakonov o tujcih in o zaposlovanju tujcev. Zato pred vsako novo vlogo preverite, kaj velja ta trenutek.

Najdite izvajalca

Postopek lahko vodite sami ali ga prepustite kadrovski agenciji ali kadrovskemu svetovalcu. Ta vam lahko pomaga poiskati kandidate v tujini, preveri njihove listine, z vami pripravi pogodbo in vlogo, spremlja postopek na upravni enoti ter načrtuje prihod delavca. Dovoljenja vam ne more zagotoviti nihče, saj o njem odloča upravna enota. Pri izbiri vprašajte, koliko izkušenj ima ponudnik z enotnim dovoljenjem, kaj točno je vključeno v storitev in kdo komunicira s kandidatom.

Pri spornih ali zapletenih vprašanjih, na primer ob odpovedi ali sporu z delavcem, se posvetujte z odvetnikom. Kdaj je to smiselno, opisuje vodič odvetnik za delovno pravo, kako se oblikujejo stroški, pa vodič odvetniška tarifa.

Članek je splošna informacija in ni pravni nasvet; za vaš primer se posvetujte s strokovnjakom.