Kaj vpliva na ceno računovodskih storitev

Cena računovodstva je odvisna predvsem od tega, koliko knjigovodskih listin mesečno nastane v vašem poslovanju, ali ste zavezanec za DDV, koliko ljudi zaposlujete in ali poslujete kot normirani s.p., navadni s.p. ali d.o.o. Na ceno vplivajo še dejavnost, urejenost dokumentacije in dodatne storitve, kot sta svetovanje ali pošiljanje opominov. Ker računovodja obseg dela oceni za vsako stranko posebej, enotnega cenika ni.

Zakaj cena računovodstva ni enotna

Računovodski servisi obračunavajo delo na različne načine. Pogosti so:

• mesečni pavšal, ki je odvisen od dogovorjenega obsega, na primer števila listin in zaposlenih;
• plačilo po opravilu, na primer za vsak obračun plače ali vsako knjiženo listino;
• urna postavka za svetovanje, urejanje zaostankov in druga nepredvidena dela;
• ločeno plačilo letnih del, kot sta letno poročilo in davčni obračun.

Dva ponudnika, ki navedeta podobno mesečno ceno, lahko zato v resnici ponujata zelo različen obseg. Razliko naredijo tudi odgovornost, ki jo računovodja prevzame, njegove izkušnje z vašo dejavnostjo in to, kako hitro je dosegljiv pred roki.

Dejavniki, ki najbolj vplivajo na ceno računovodstva

Ko vprašate »računovodstvo – cena?«, vam bo dober računovodja najprej zastavil nekaj vprašanj. Odgovori nanje določijo, koliko dela bo z vašimi knjigami.

Oblika poslovanja: normirani s.p., navadni s.p. ali d.o.o.

Normiranec vodi le poenostavljene evidence in letnega poročila za AJPES ne predlaga, zato je dela praviloma najmanj. Navadni s.p. vodi poslovne knjige in do konca marca predloži letno poročilo. Družba z omejeno odgovornostjo ima običajno največ obveznosti: med drugim oddaja davčni obračun davka od dohodkov pravnih oseb do 31. marca (obveznosti pravnih oseb do Finančne uprave), predloži letno poročilo AJPES in skrbi za prispevke družbenikov poslovodij. Kdo mora predložiti letno poročilo in do kdaj, je zbrano na strani AJPES o letnih poročilih. Kako se odločiti med normiranim in navadnim s.p., pojasnjuje vodič normirani ali navadni s.p..

Število prejetih in izdanih računov ter drugih listin

To je pogosto osnovno merilo za mesečno ceno. Šteje vsaka listina, ki jo je treba knjižiti: izdani in prejeti računi, bančni izpiski, potni nalogi, blagajniški prejemki in izdatki, pogodbe. Pomembno je tudi, ali je obseg vsak mesec podoben ali sezonsko niha, saj nekateri ponudniki ceno vežejo na razpon listin.

Zavezanec za DDV

Ko ste identificirani za DDV, je treba za vsako davčno obdobje oddati obračun DDV, tudi če v obdobju niste nič prodali. Nov zavezanec ga prvih 12 mesecev oddaja mesečno, pozneje mesečno ali trimesečno, odvisno od prometa. Od 1. julija 2025 je obvezna tudi predložitev elektronskih evidenc obračunanega in odbitnega DDV. Pri poslih z drugimi državami EU je lahko potrebno še rekapitulacijsko poročilo z zgodnejšim rokom. Pravila so povzeta na strani DDV na portalu SPOT.

Število zaposlenih in obračun plač

Vsak obračun plače pomeni izračun plače, prispevkov in davkov, plačilne liste ter obračun davčnih odtegljajev, ki ga je treba oddati na dan izplačila. Delo povečajo še bolniške odsotnosti, povračila stroškov prevoza in prehrane, regres, študentsko delo in podjemne pogodbe. Nekateri ponudniki zato obračun plač zaračunajo po zaposlenem.

Dejavnost in posebnosti poslovanja

Nekatere dejavnosti so zahtevnejše za knjiženje:

• trgovina in proizvodnja z zalogami,
• gostinstvo in druge dejavnosti z veliko gotovine, kjer je treba račune davčno potrjevati,
• posli s tujino in plačila v tujih valutah,
• veliko osnovnih sredstev, na primer vozil in strojev,
• več različnih dejavnosti ali poslovnih enot.

Urejenost in način predaje dokumentacije

Če dokumente pošiljate elektronsko, urejeno in pravočasno, ima računovodja manj dela kot z mapo papirjev ob koncu meseca. Na ceno vpliva tudi, ali uporabljate program za izdajo računov, ki se poveže z računovodskim programom. Posebej se običajno zaračuna urejanje zaostankov, ko je treba knjige za pretekle mesece urediti za nazaj.

Dodatne storitve

Med dodatne storitve, ki niso nujno vključene v osnovno ceno, sodijo:

• davčno in poslovno svetovanje,
• pošiljanje opominov in spremljanje neplačanih računov,
• izdajanje računov v vašem imenu,
• poročila za banko ali vlagatelje,
• pomoč pri davčnem inšpekcijskem nadzoru,
• pomoč ob odprtju, preoblikovanju ali zaprtju podjetja.

Pri zahtevnejših davčnih vprašanjih, na primer pri preoblikovanju s.p. v d.o.o. ali poslovanju v več državah, se lahko posvetujete tudi z davčnim svetovalcem.

Letna dela in prevzem knjig

Letno poročilo in davčni obračun sta pri nekaterih ponudnikih del mesečnega pavšala, pri drugih se obračunata posebej. Če računovodjo menjate, se lahko zaračuna tudi prevzem knjig in pregled preteklega stanja.

Kaj mora vključevati ponudba

Dobra ponudba za računovodske storitve jasno navaja:

1. katera opravila so vključena v redno ceno (knjiženje, DDV, plače, prispevki),
2. za kolikšen obseg velja (število listin, zaposlenih, obračunov),
3. kaj se zgodi, če obseg preseže dogovorjenega,
4. ali sta vključena letno poročilo in davčni obračun,
5. katere storitve se zaračunajo posebej in kako (po uri ali po opravilu),
6. rok, do katerega morate predati dokumente, in način predaje,
7. odpovedni rok in pogoje za predajo dokumentacije ob prekinitvi sodelovanja,
8. ali ima ponudnik zavarovanje poklicne odgovornosti.

Kako primerjati ponudbe

• Primerjajte enak obseg. Vsem ponudnikom pošljite enake podatke, sicer ne veste, ali je razlika v ceni ali v obsegu.
• Preverite, kaj je zunaj pavšala. Nizka mesečna cena z veliko dodatnimi postavkami je lahko na koncu dražja.
• Vprašajte, kako se cena spremeni z rastjo. Na primer ob vstopu v sistem DDV ali ob prvi zaposlitvi.
• Bodite pozorni na odgovornost. Vprašajte, kdo krije stroške, če zaradi napake računovodje zamudite rok.
• Ne izbirajte samo po ceni. Izkušnje z vašo dejavnostjo, odzivnost pred roki in jasna pojasnila so pri računovodstvu vredni toliko kot nižji pavšal.

Kako preverite strokovnost in zanesljivost ponudnika, je opisano v vodiču računovodstvo za s.p.: kdaj ga potrebujete in kaj vključuje.

Kako lahko sami znižate stroške računovodstva

Del cene je odvisen od vas. Računovodja porabi manj časa, če:

• dokumente pošiljate sproti in v dogovorjenem roku, po možnosti elektronsko,
• račune izdajate v programu, iz katerega jih računovodja lahko prevzame,
• poslovne in zasebne stroške dosledno ločujete,
• vprašanja zbirate in jih zastavite naenkrat, ne po delih,
• vsako leto skupaj preverite, ali dogovorjeni obseg še ustreza dejanskemu.

Če se vaše poslovanje zmanjša, na primer ker ste izstopili iz sistema DDV ali nimate več zaposlenih, prosite za prilagoditev cene. Velja tudi obratno: ko posel raste, se dogovorite za nov obseg, da ne pride do nesporazumov pri računu.

Kako napisati povpraševanje za računovodstvo

Natančnejši kot so podatki, bolj primerljive ponudbe prejmete. V povpraševanje zapišite:

• obliko poslovanja (normirani s.p., navadni s.p., d.o.o.) in dejavnost,
• ali ste zavezanec za DDV in ali poslujete s tujino,
• koliko računov približno izdate in prejmete na mesec,
• število zaposlenih in drugih izplačil,
• ali uporabljate program za izdajo računov,
• od kdaj potrebujete storitev in ali gre za prevzem od drugega računovodje,
• katere dodatne storitve vas zanimajo.

V aplikaciji Opravi.si povpraševanje za računovodske in knjigovodske storitve oddate v nekaj minutah, ponudnike pa lahko primerjate tudi po ocenah in profilu.

Članek je splošna informacija in ni davčni nasvet; za vaš primer se posvetujte s strokovnjakom.