Računovodstvo za s.p.: kdaj ga potrebujete in kaj vključuje

Računovodstvo za s.p. lahko vodite sami, saj vas noben predpis ne obvezuje, da najamete računovodjo. Računovodja pa je smiseln, ko vodite poslovne knjige kot navadni s.p., ste zavezanec za DDV ali zaposlujete, ker se takrat roki in obrazci hitro naberejo. Računovodstvo za samostojnega podjetnika vključuje evidence ali knjiženje listin, obračune DDV in plač, preverjanje prispevkov ter letni davčni obračun in, pri navadnem s.p., letno poročilo.

Kdaj s.p. potrebuje računovodjo in kaj vključuje računovodstvo

Obseg dela je najbolj odvisen od tega, ali ste normiranec ali navadni s.p. Razlike med oblikama in merila za izbiro so podrobno razložena v vodiču normirani ali navadni s.p.: kaj izbrati, tukaj pa le, kaj to pomeni za računovodstvo.

Ne glede na obliko se delo poveča, ko:

• postanete zavezanec za DDV – obračun DDV oddate za vsako davčno obdobje, prvih 12 mesecev mesečno, od 1. julija 2025 pa Finančni upravi predložite tudi elektronski evidenci obračunanega in odbitnega DDV (pravila na portalu SPOT);
• zaposlite prvega delavca – potrebni so mesečni obračun plač, prispevkov in davčnih odtegljajev ter evidence za zaposlene;
• začnete poslovati s tujino – pri poslih z drugimi državami EU so lahko potrebna dodatna poročila;
• prejemate gotovino – račune, plačane z gotovino, je treba davčno potrditi.

Pri vsakem s.p. je treba spremljati še prispevke za socialno varnost. Finančna uprava po navedbah portala SPOT pripravi predizpolnjen obračun prispevkov in ga do 10. v mesecu odloži v eDavke, prispevke pa plačate do 20. v mesecu za pretekli mesec. Položnic ne pošilja, zato je prav, da nekdo obračun vsak mesec preveri. Prvič registrirani samozaposleni so v prvih 24 mesecih poslovanja delno oproščeni plačila prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje.

Ali lahko računovodstvo vodite sami

Lahko, zlasti kot normiranec brez zaposlenih in zunaj sistema DDV. Obračune oddajate prek eDavkov, za davčno potrjevanje gotovinskih računov pa Finančna uprava ponuja tudi brezplačno aplikacijo miniBlagajna. Računajte pa, da morate sami spremljati spremembe predpisov in roke ter preverjati predizpolnjene obračune. Če za to nimate časa ali se v pravilih ne počutite varno, je računovodja za s.p. dobra naložba.

Dober trenutek za iskanje računovodje je ob odprtju s.p., ob prehodu iz normiranega v navadni s.p., ob vstopu v sistem DDV ali pred prvo zaposlitvijo.

Na kaj biti pozoren pri izbiri računovodje za s.p.

• Izkušnje z vašo obliko in dejavnostjo. Računovodja, ki že dela za podobne stranke, hitreje opazi posebnosti, na primer pri zalogah, gotovini ali poslih s tujino.
• Pisna pogodba. V njej naj bodo zapisani obseg del, roki za predajo dokumentov, odgovornost za napake in odpovedni rok. Brošura Zbornice računovodskih servisov Kako izbrati kakovosten računovodski servis priporoča, da je v pogodbi urejeno tudi varstvo osebnih in poslovnih podatkov.
• Zavarovanje poklicne odgovornosti. Krije škodo, ki bi nastala zaradi napake računovodje ali njegovih sodelavcev.
• Stalna kontaktna oseba. Vprašajte, kdo bo skrbel za vaše knjige in kdo ga nadomešča med dopustom ali boleznijo.
• Način dela. Dogovorite se, ali dokumente pošiljate elektronsko, v kateri program se knjižijo in do katerega dne v mesecu jih morate predati.

Obseg dela neposredno vpliva tudi na ceno; kaj vse se upošteva, pojasnjuje vodič kaj vpliva na ceno računovodskih storitev.

Vprašanja, ki jih postavite ponudniku

1. Koliko strank z mojo obliko poslovanja in podobno dejavnostjo že vodite?
2. Katera opravila so vključena v redno delo in kaj se obračuna posebej?
3. Do kdaj v mesecu potrebujete moje dokumente in kako jih predam?
4. Ali boste preverjali predizpolnjene obračune prispevkov in me opozorili na napake?
5. Kako bom obveščen o rokih in znesku akontacije ter DDV za plačilo?
6. Ali imate zavarovanje poklicne odgovornosti in kdo krije zamudne obresti ali globo, če pride do vaše napake?
7. Kako boste obračune oddajali v mojem imenu in ali bom prejel kopije oddanih obrazcev?
8. Ali mi lahko pred koncem leta pripravite oceno, ali je zame še ugodnejši normirani ali navadni s.p.?

Opozorilni znaki

• Ni pisne pogodbe ali pa je obseg del opisan zelo splošno.
• Obljublja nižji davek, še preden pozna vaše prihodke, stroške in dejavnost.
• Želi vaše digitalno potrdilo ali gesla, namesto da bi delo opravljal na podlagi pooblastila.
• Ne pošilja kopij oddanih obračunov ali vam ne zna pojasniti, kaj je oddal.
• Odziva se šele po roku ali vas na manjkajoče dokumente opozori prepozno.
• Ne vpraša ničesar o vaši dejavnosti in ponudi enak paket vsem.
• Pri menjavi zavlačuje predajo dokumentacije prejšnjemu ali novemu računovodji.

Ocene, profil in oznake kakovosti

V Sloveniji za opravljanje računovodskih storitev praviloma ni potrebna posebna licenca, na kar opozarja tudi Zbornica računovodskih servisov pri GZS. Zato je toliko pomembneje, da sami preverite izkušnje in zanesljivost ponudnika.

Pri tem vam pomagajo:

• profil ponudnika na Opravi.si – opis storitev, dejavnosti, ki jih pokriva, ter ocene in mnenja strank, ki so z njim že sodelovale;
• članstvo v strokovnem združenju, na primer v Zbornici računovodskih servisov, ki je sprejela Standard izvajalcev računovodskih storitev z osnovnimi pogoji za kakovost dela;
• strokovni nazivi in potrdila o usposobljenosti ter redno izobraževanje, saj se davčni predpisi pogosto spreminjajo;
• zavarovanje poklicne odgovornosti, ki ga lahko ponudnik izkaže s polico.

Ocene drugih strank povedo veliko o odzivnosti in komunikaciji, manj pa o strokovnosti pri zahtevnih davčnih vprašanjih. Pri teh se lahko posvetujete tudi z davčnim svetovalcem.

Oddajte povpraševanje za računovodstvo za s.p.

Da bo računovodja za s.p. lahko ocenil obseg dela, v povpraševanju navedite, ali ste normiranec ali navadni s.p., ali ste zavezanec za DDV, koliko računov približno izdate in prejmete na mesec, ali zaposlujete ter od kdaj potrebujete storitev. Če bo moral knjige prevzeti od dosedanjega računovodje, to omenite. Ponudnike najdete med računovodji in računovodskimi servisi na Opravi.si.

Članek je splošna informacija in ni davčni nasvet; za vaš primer se posvetujte s strokovnjakom.