Najem šotora za zabavo ali poroko: velikosti in postavitev

Pri najemu šotora za poroko ali zabavo najprej določite, koliko gostov bo pod streho in kaj vse mora biti v šotoru: mize, plesišče, glasbeniki, bife ali točilni pult. Od razporeditve je odvisna velikost šotora, od podlage in vremena pa način postavitve in sidranja. Zasebne poroke ali družinskega praznovanja vam ni treba prijavljati policiji, morebitna pravila za mesto postavitve pa preverite pri občini.

Katero velikost šotora potrebujete

Število gostov je le izhodišče. Isto družbo lahko pogostite v precej manjšem šotoru, če pripravljate stoječi sprejem, kot če načrtujete sedečo večerjo s plesom. Preden vprašate za ponudbo, zapišite, kaj vse mora biti pod streho:

• mize in stoli za vse goste ter dovolj široki prehodi, da natakarji in gostje pridejo mimo,
• plesišče in prostor za glasbenike ali DJ-a z ozvočenjem,
• bife, točilni pult ter miza za torto in sladice,
• prosti prehodi do vseh izhodov.

Na podlagi teh podatkov vam ponudnik predlaga velikost in razporeditev. Prosite ga za skico z vrisanimi mizami, plesiščem in izhodi, saj na papirju hitro vidite, ali bo prostor utesnjen.

Primer izračuna: če ponudnik za sedečega gosta skupaj z delom prehodov predvidi okoli 1,5 m², za 80 gostov potrebujete približno 120 m² samo za mize. Plesišče, glasbeniki in bife površino še povečajo.

Vrste šotorov

Stranice, tla in oprema

Šotor brez stranic zadošča za toplo poletno popoldne, za večer ter jesenske in zimske zabave pa potrebujete stranice, po možnosti z okni ali prozorne. Na mehki ali neravni podlagi so koristna tla ali podest, ki gostom olajšajo hojo, mizam pa dajo stabilnost.

Šotor je pogosto le lupina. Mize, stoli, pogrinjki, ozvočenje in razsvetljava se najemajo posebej, nekateri ponudniki pa ponujajo vse skupaj. Kaj pride v poštev pri opremi in kako jo preštejete, opisuje vodič najem miz, stolov in opreme za dogodek. Za večerni del je pomembna razsvetljava, zato se s fotografom ali snemalcem dogovorite, kakšno svetlobo potrebuje; kaj vključuje snemanje, pojasnjuje vodič snemanje poroke.

Postavitev: podlaga, sidranje in veter

Podlaga

Najlažje se šotor postavi na raven travnik, kjer ga praviloma pritrdijo s klini. Na asfaltu, tlakovcih ali terasi, kjer vrtanje ni dovoljeno, ga obtežijo z utežmi. Na nagnjenem terenu ponudnik podlago izravna s podestom. Šotor naj ne stoji v kotanji, kamor se steka voda.

Napeljave pod zemljo

Preden ponudnik zabije kline, mora vedeti, kje pod zemljo potekajo električni kabli, vodovod, odtoki ali namakalni sistem. Če lastnik zemljišča tega ne ve, ponudniku povejte vnaprej, da izbere drug način sidranja.

Veter, dež in sneg

Ponudnik šotor zasidra po navodilih proizvajalca, ki določajo tudi, pri kakšnem vetru je uporaba še varna. Pred dogodkom se dogovorite:

• kdo spremlja vremensko napoved in kdo odloči, ali šotor ostane v uporabi,
• kdaj zaprete stranice in kdaj morajo gostje ob neurju šotor zapustiti,
• kam se gostje umaknejo, če zabavo prekine nevihta,
• ali je šotor primeren za sneg in kdo ga očisti, če zabavo pripravljate pozimi.

Konstrukcije med dogodkom ne spreminjajte sami, na primer z odstranjevanjem uteži ali vrvi.

Dostop, elektrika in čas postavitve

Večji šotor pripeljejo z dostavnim vozilom, zato preverite, ali lahko pride do mesta postavitve. Postavitev pogosto opravijo dan pred dogodkom, podiranje pa dan po njem. Dogovorite se, kdo bo ob postavitvi prisoten, od kod bo elektrika za luči, ozvočenje in hladilnike ter ali bo potreben agregat. Kabli naj bodo položeni in zaščiteni tako, da se gostje ob njih ne spotikajo.

Varnost v šotoru

Izhodi morajo ostati prosti, tudi ko so stranice zaprte. Sveč, odprtega ognja in pirotehnike ne uporabljajte v šotoru in ob ponjavi. Ogrevajte samo z grelniki, ki jih ponudnik odobri za šotor, in jih postavite po navodilih proizvajalca.

Ali za šotor potrebujete dovoljenje

Zakon o javnih zbiranjih se po 5. členu ne uporablja za svečanosti ob rojstvu in poroki, jubileje, družinske praznike in podobna zbiranja. Zasebne poroke, rojstnega dne ali obletnice s povabljenimi gosti zato ne prijavljate kot javne prireditve.

Drugače je pri javni prireditvi, na primer veselici ali koncertu, ki je odprt za vse. Po pojasnilu na portalu GOV.SI o javnih shodih in prireditvah mora organizator prireditev prijaviti policijski postaji najmanj pet dni prej. V nekaterih primerih, na primer pri uporabi odprtega ognja ali naprav, ki lahko ogrozijo ljudi, ali pri več kot 3.000 pričakovanih udeležencih, potrebuje dovoljenje upravne enote.

Ne glede na vrsto dogodka preverite še:

• Zemljišče. Za postavitev na tujem zemljišču potrebujete soglasje lastnika. Če bi šotor stal na javni površini, na primer v parku, na trgu ali parkirišču, pravila preverite pri občini.
• Večji šotor za daljši čas. Ali postavitev zahteva obvestilo ali soglasje, je lahko odvisno od velikosti, trajanja in kraja, zato preverite pri občini.
• Glasba in nočni mir. Sosede obvestite vnaprej, omejitve glede hrupa in ure zaključka pa preverite pri občini ali v pravilih prizorišča.

Na kaj biti pozoren pri izbiri šotora

Kaj vključuje najem

Ponudbe za najem šotora za zabavo se lahko precej razlikujejo: ena vključuje dostavo, postavitev, podiranje in odvoz, druga le šotor, ki ga postavite sami. Na končni znesek vplivajo velikost, trajanje najema, oddaljenost, podlaga in dodatna oprema.

Stanje in čistoča

Prosite za fotografije šotora, ki ga boste dobili, ne le kataloških slik. Ponjava naj bo cela in čista, brez madežev in sledi plesni.

Šotor ali dvorana

Šotor omogoča zabavo na izbrani lokaciji, na primer na domačem vrtu, zahteva pa več organizacije: elektriko, sanitarije in načrt za slabo vreme. Alternativa je najem dvorane ali prostora z opremo. Na kaj paziti pri prostoru za manjše praznovanje, opisuje vodič najem prostora za otroški rojstni dan.

Izkušnje s porokami

Ponudnik, ki pogosto postavlja šotore za poroke, ve, koliko prostora potrebujejo catering in glasbeniki. Kdaj je na vrsti rezervacija prizorišča in opreme, pokaže časovnica v vodiču organizacija poroke.

Pogodba

V pogodbi naj bodo termin postavitve in podiranja, kaj je vključeno, kdo odgovarja za škodo, ara in pogoji odpovedi.

Vprašanja, ki jih postavite ponudniku

• Kakšno velikost in razporeditev predlagate za naše število gostov?
• Ali najem vključuje dostavo, postavitev, podiranje in odvoz?
• Ali dobimo stranice, tla, žlebove in razsvetljavo ali se zaračunajo posebej?
• Kako boste šotor zasidrali na naši podlagi in kaj potrebujete od nas?
• Pri kakšnem vetru je šotor po navodilih proizvajalca še varen in kaj storimo, če veter to mejo preseže?
• Ali imate zavarovanje odgovornosti za škodo, ki bi jo povzročil šotor?
• Ali lahko pri vas najamemo tudi mize, stole, pogrinjke in ogrevanje?
• Kakšni so pogoji odpovedi in spremembe datuma?

Opozorilni znaki

Previdni bodite, če ponudnik:

• pošlje le kataloške fotografije in ne pove, kateri šotor boste dobili,
• ponudi velikost, ne da bi vprašal za število gostov, podlago in dostop,
• ne zna povedati, kako bo šotor zasidral in do kakšnega vetra je varen,
• nima pisne pogodbe ali ne napiše, kaj je vključeno,
• zahteva plačilo celotnega zneska vnaprej brez jasnih pogojev odpovedi.

Ocene, profil in oznake kakovosti

Profil ponudnika v aplikaciji Opravi.si pokaže, katere šotore oddaja, ali jih tudi postavi in na katerem območju dela. Iz ocen strank izveste, ali je šotor postavil ob dogovorjenem času, ali je bila ponjava čista in kako se je odzval ob slabem vremenu. Pri primerjavi vam pomagata še oznaki kakovosti »Najbolje ocenjen« in »Odzivnost«.

Oddajte povpraševanje za najem šotora

Pozna jesen je dober čas za rezervacijo šotora za poroke v prihodnji sezoni. V povpraševanju navedite:

• datum dogodka ter želeni čas postavitve in podiranja,
• kraj in vrsto podlage (trava, asfalt, tlakovci) s fotografijami,
• število gostov in razporeditev: sedeča večerja ali stoječi sprejem, plesišče, glasba,
• kaj potrebujete poleg šotora: stranice, tla, razsvetljavo, ogrevanje, mize in stole,
• ali je na voljo elektrika in kako blizu lahko pripelje dostavno vozilo.

Ponudnike šotorov in opreme najdete na strani najem prostora in opreme za dogodke.