Najem miz, stolov in opreme za dogodek

Pri najemu miz in stolov najprej izračunajte, koliko gostov bo sedelo in pri kakšnih mizah, nato pa se odločite, ali potrebujete še prte, pogrinjke, ozvočenje in razsvetljavo. Ponudbe primerjajte po tem, kaj je vključeno: dostava, postavitev, pospravljanje, pranje in pravila za poškodovano opremo.

Koliko miz in stolov potrebujete

Število gostov delite s številom sedežev za eno mizo, nato pa prištejte mize, ki jih boste potrebovali za druge namene.

Primer izračuna: za 100 gostov pri mizah za osem oseb potrebujete 13 miz (100 : 8 = 12,5, zaokroženo navzgor). Dodajte mize za bife, torto, darila in glasbenike ter nekaj rezervnih stolov za nepričakovane goste.

Vrste miz

Stoli

Zložljivi stoli so praktični za krajše dogodke in prostore, kjer jih je treba hitro pospraviti. Za večerjo, ki traja več ur, so udobnejši oblazinjeni banketni stoli. Vprašajte, ali ponudnik oddaja tudi otroške stole ali stolčke za dojenčke, prevleke in mašne za stole. Pri prevlekah preverite, ali se prilegajo stolom, ki jih najemate.

Pogrinjki, prti in dekoracija

Pogrinjki obsegajo krožnike, pribor, kozarce, prtičke in servirne posode za bife. Preštejte jih po hodih: za predjed, glavno jed in sladico potrebujete različne krožnike, za vodo, vino in penino pa različne kozarce. Dodajte rezervo za razbite kose in goste, ki zamenjajo kozarec.

Preden naročite pogrinjke, preverite, kaj prinese catering. Mnogi ponudniki hrane imajo svoje pogrinjke in servirne posode, zato bi jih lahko naročili dvakrat. Prti morajo ustrezati velikosti in obliki miz, zato ponudniku sporočite, katere mize najemate.

Ozvočenje, razsvetljava in druga oprema

Za govore in zdravice je koristen mikrofon, za ples pa ozvočenje, ki pokrije ves prostor. Če glasbeniki ali DJ prinesejo svojo opremo, je ne najemajte še enkrat. Razsvetljava ustvari vzdušje in omogoči varno hojo ponoči: svetlobne verige, reflektorji in luči za poti ali stopnice.

Ponudniki pogosto oddajajo tudi:

• oder ali podij za glasbenike in govore,
• plesišče, ki ga položijo na travo ali neravna tla,
• grelniki za hladnejše večere,
• točilni pult, hladilniki in posode za led,
• agregat, kjer ni dovolj zmogljivega priključka.

Pri električni opremi preverite, koliko moči potrebuje in ali jo vtičnice v prostoru zmorejo. Kabli naj bodo zaščiteni in položeni stran od poti gostov.

Na kaj biti pozoren pri izbiri

Dostava, postavitev in pospravljanje

Ena ponudba vključuje samo dostavo, druga tudi postavitev, pospravljanje in odvoz. Če opremo postavljate sami, potrebujete pomočnike in čas. Vprašajte, kdaj ponudnik opremo pripelje in kdaj jo odpelje, saj mora biti prostor ali šotor pripravljen pred dostavo.

Stanje in čistoča opreme

Mize naj ne bodo majave, stoli ne poškodovani, prti pa ne zmečkani ali umazani. Prosite za fotografije opreme, ki jo boste dobili, in ob prevzemu preštejte kose ter preverite njihovo stanje.

Poškodbe, lom in varščina

Vprašajte, kako ponudnik obračuna razbite kozarce, izgubljen pribor in poškodovane prte ter ali zahteva varščino. Ob prevzemu fotografirajte morebitne obstoječe poškodbe.

Ena ponudba ali več ponudnikov

Če najamete dvorano ali prostor, preverite, katera oprema je že na voljo. Pri zabavi na prostem pa je pogosto najbolj praktično, da šotor, mize, stole in razsvetljavo najamete pri istem ponudniku. Kaj vse vključuje izbira šotora, opisuje vodič najem šotora za zabavo ali poroko, na kaj paziti pri prostoru za manjše praznovanje pa vodič najem prostora za otroški rojstni dan.

Dovoljenja

Za najem opreme ne potrebujete dovoljenja. Če pa jo potrebujete za javno prireditev, mora organizator prireditev prijaviti, kar je pojasnjeno v vodiču o najemu šotora. Pri glasni glasbi na prostem upoštevajte nočni mir in morebitne omejitve, ki jih preverite pri občini.

Vprašanja, ki jih postavite ponudniku

• Katere vrste miz in stolov imate in koliko jih je na voljo za naš datum?
• Ali so dostava, postavitev, pospravljanje in odvoz vključeni?
• Kdaj opremo pripeljete in kdaj jo odpeljete?
• Ali moramo pogrinjke in prte vrniti oprane?
• Kako obračunate razbite ali manjkajoče kose in ali zahtevate varščino?
• Ali imate tudi prevleke za stole, otroške stole, ozvočenje in razsvetljavo?
• Koliko moči potrebuje električna oprema in ali je potreben agregat?
• Kaj storimo, če se število gostov tik pred dogodkom spremeni?
• Kakšni so pogoji odpovedi?

Opozorilni znaki

Previdni bodite, če ponudnik:

• ne pošlje fotografij opreme, ki jo boste dobili,
• ne napiše, kaj vključuje ponudba in kaj se zaračuna posebej,
• nima jasnih pravil za lom, izgubo in čiščenje,
• ne potrdi termina dostave in odvoza,
• ne odgovori, koliko kosov ima dejansko na voljo za vaš datum.

Ocene, profil in oznake kakovosti

Pred izbiro v aplikaciji Opravi.si preverite, katero opremo ponudnik oddaja, ali jo dostavi in postavi ter na katerem območju dela. Najbolj povedne so ocene, ki omenjajo točnost dostave, stanje in čistočo opreme ter korekten obračun ob vračilu. Oznaka »Odzivnost« pove, kako pogosto ponudnik odgovori na povpraševanja, kar je koristno, ko opremo potrebujete v kratkem roku.

Oddajte povpraševanje za najem miz in stolov

Za poročne sobote v pomladnih in poletnih mesecih ter za decembrske zabave je dobro opremo rezervirati zgodaj. Pri poroki si pomagajte s časovnico v vodiču organizacija poroke. V povpraševanju navedite:

• datum, kraj in vrsto dogodka,
• število gostov ter ali bo dogodek v prostoru, šotoru ali na prostem,
• katere mize, stole in pogrinjke potrebujete,
• dodatno opremo, kot so ozvočenje, razsvetljava, plesišče ali grelniki,
• ali želite dostavo, postavitev in pospravljanje.

Ponudnike opreme najdete na strani najem prostora in opreme za dogodke.