Teambuilding: kako izbrati program in izvajalca

Dober teambuilding se začne s ciljem: ekipo želite povezati, izboljšati sodelovanje, nagraditi za uspešno leto ali skupaj načrtovati naslednje korake. Ko poznate cilj, število udeležencev in termin, izberete program, ki ustreza ljudem v ekipi, in izvajalca, ki ga zna voditi. Pri izvajalcu preverite izkušnje s podobnimi skupinami, kaj natančno vključuje ponudba in kakšen je načrt ob slabem vremenu.

Na kaj biti pozoren pri izbiri teambuildinga

Cilj dogodka

Isti program ne ustreza vsakemu namenu. Preden začnete iskati, v enem stavku zapišite, kaj naj se po dogodku spremeni.

Velikost in sestava ekipe

Izvajalcu povejte, koliko ljudi pride, kakšna je starostna struktura in ali so v ekipi sodelavci z gibalnimi omejitvami, nosečnice ali ljudje, ki ne govorijo slovensko. Program naj bo zasnovan tako, da nihče ne ostane ob strani. Pri tekmovalnih igrah je dobro, da ekipe sestavi izvajalec, sicer se ljudje razdelijo po oddelkih in prijateljstvih, kar je ravno nasprotno od namena. Če je del ekipe zaposlen na daljavo, razmislite, ali je smiselno, da ti sodelavci pridejo v živo.

Časovnica in proračun

Načrtujte nazaj od datuma: kdaj morate potrditi program, rezervirati prostor in prevoz ter sporočiti končno število udeležencev. Določite okvirni proračun na osebo ali za celoten dogodek in zapišite, kaj naj vključuje: program, vodenje, prostor, prehrano, prevoz in morebitno nočitev. Ponudbe, v katerih so postavke ločene, je veliko lažje primerjati kot pavšalne zneske.

Lokacija in prevoz

Lokacija blizu pisarne prihrani čas, dogodek zunaj mesta pa ljudi bolj odmakne od vsakdanjih opravil. Upoštevajte, da daljša pot skrajša čas za program. Organiziran skupni prevoz poskrbi, da vsi pridejo ob istem času in da po večerji nihče ne sede za volan. Preverite, ali je prizorišče dostopno za vse udeležence.

Letni čas in vreme

V novembru in decembru se teambuilding pogosto poveže z zaključkom leta, zato so zaradi krajših dni in hladnejšega vremena v ospredju programi v zaprtih prostorih. Za program na prostem naj ima izvajalec vedno pripravljen načrt B, ki ni le »ostanemo v gostilni«. Pomladni in poletni termin za doživljajske programe je smiselno rezervirati že pozimi.

Varnost pri doživljajskih programih

Pri raftingu, plezanju, pustolovskih parkih in podobnih aktivnostih vprašajte, kdo vodi program in kakšno usposobljenost ima, kakšno opremo dobijo udeleženci in kako poteka varnostni uvod. Vprašajte tudi, ali ima izvajalec zavarovanje odgovornosti in kaj se zgodi, če aktivnost zaradi vremena ali vodostaja ni mogoča.

Koordinacija na dan dogodka

Na dan dogodka mora biti jasno, kdo je kontaktna oseba izvajalca, kdaj se kaj začne in kdo skrbi za prehrano, tehniko in prevoz. Če želite spomin na dogodek, se dogovorite za fotografa za poslovni dogodek, za prehrano pa lahko poskrbi tudi catering, če ga prizorišče nima.

Izkušnje izvajalca

Agencije za dogodke pogosto pokrivajo več področij, od poslovnih srečanj do zasebnih praznovanj. Za teambuilding je pomembno, da ima izvajalec izkušnje prav s skupinami zaposlenih in z moderiranjem, ne le z logistiko. Pri zasebnih dogodkih so poudarki drugačni: kaj pri poroki prevzame poročna organizatorka in kako je videti časovnica organizacije poroke, pojasnjujeta ločena vodiča.

Team building ideje za različne ekipe

Te team building ideje so izhodišče za pogovor z izvajalcem:

• V zaprtih prostorih: soba pobega, kuharska ali slaščičarska delavnica, kviz, delavnica improvizacije ali bobnanja, skupna gradnja izdelka iz preprostih materialov.
• Na prostem: lov na zaklad z nalogami po mestu, pohod z orientacijo, športne igre, kolesarski izlet, piknik z družabnimi igrami.
• Doživljajski programi: rafting, kanjoning, plezanje ali pustolovski park, predvsem od pozne pomladi do zgodnje jeseni.
• Pozimi: sankanje, pohod s krpljami, drsanje, kegljanje ali kuharski večer v najetem prostoru.
• Z dodano vrednostjo: prostovoljska akcija, na primer urejanje okolice ali pomoč lokalnemu društvu, ali skupen izdelek, ki ostane v pisarni.
• Za strateške cilje: delavnica s facilitatorjem dopoldne in sproščena aktivnost popoldne.

Če ne veste, kaj izbrati, izvajalcu opišite cilj in ekipo ter ga prosite za več predlogov programa z opisom poteka.

Vprašanja, ki jih postavite ponudniku

• Kako bi program prilagodili našemu cilju in velikosti ekipe?
• Kdo bo program vodil in ali je bil že na podobnem dogodku?
• Kako je program prilagojen udeležencem z omejitvami ali brez kondicije?
• Kaj je vključeno v ponudbo: vodenje, oprema, prostor, prehrana, prevoz, nočitev?
• Kakšen je načrt ob slabem vremenu?
• Kako poteka varnostni uvod pri doživljajskih aktivnostih?
• Do kdaj moramo sporočiti končno število udeležencev in kaj se zgodi, če jih pride manj?
• Kakšni so pogoji odpovedi in spremembe termina?
• Ali boste po aktivnosti vodili kratek pogovor o tem, kaj se je ekipa naučila?
• Kdo bo na dan dogodka naša kontaktna oseba?

Opozorilni znaki

Previdni bodite, če izvajalec:

• ponudi isti paket ne glede na to, kaj mu poveste o ekipi,
• ne vpraša po cilju, številu ljudi in morebitnih omejitvah,
• nima načrta za slabo vreme ali ga ne zna opisati,
• pri doživljajskih programih ne pove, kdo vodi aktivnost in kakšno opremo boste dobili,
• ne pošlje pisne ponudbe s seznamom vključenih storitev,
• se izogiba vprašanju o pogojih odpovedi,
• obljublja »zagotovljeno boljše vzdušje«, ne zna pa razložiti, kako bo program potekal.

Ocene, profil in oznake kakovosti

V aplikaciji Opravi.si si pred izbiro oglejte profil izvajalca: katere vrste dogodkov pripravlja, fotografije izvedenih programov in ocene drugih strank. Pri teambuildingu so najbolj povedne ocene podjetij, ki omenjajo organizacijo, točnost in odziv udeležencev. Koristen podatek je tudi oznaka »Najbolje ocenjen«, ki jo imajo ponudniki z najboljšimi ocenami. Preden se odločite, mu v klepetu postavite nekaj vprašanj in presodite, ali razume, kaj želite doseči.

Oddajte povpraševanje za teambuilding

V povpraševanju navedite:

• okvirni datum ali več možnih terminov in trajanje,
• število udeležencev in morebitne omejitve,
• cilj dogodka in vrsto programa, ki vas zanima,
• želeno območje ali oddaljenost od pisarne,
• ali potrebujete prehrano, prevoz ali nočitev,
• okvirni proračun ali kaj naj ponudba vsebuje.

Agencije in izvajalce programov najdete na strani organizacija dogodkov in teambuildingov, kjer lahko primerjate tudi njihove ocene.